Monday, August 5, 2019, 19:47

Dziś z poczty elektronicznej korzysta prawie każdy. Wydaje się, że napisanie e-maila jest dziecinnie proste, jednak warto wiedzieć, że ten typ korespondencji skrywa wiele pułapek. Poniżej kilka uwag, które pomogą Ci uniknąć błędów i niezręczności oraz parę wskazówek, które znacznie poprawią jakość Twoich elektronicznych listów.

1.      Zadbaj o poważny i profesjonalny adres poczty elektronicznej.

Idealnie byłoby, gdyby zawierał imię i nazwisko lub nazwę firmy. Nieprofesjonalne i bardzo źle odbierane (zwłaszcza w kontaktach biznesowych) jest używanie adresów zawierających zdrobnienia, pseudonimy, słowa kompromitujące i ośmieszające, typu: kiciakocia24@wp.pl, agulalol@o2.pl, lucyfer666@gmail.com itp.

2.      Wpisz adekwatny temat listu.

Temat koniecznie należy podać. Powinien on zawierać krótką informację na temat treści listu, jednak nie może być zbyt ogólny. Sformułowania typu: pytanie, prośba, oferta – należy doprecyzować. Warto również pamiętać, żeby nigdy nie rozpoczynać nowego wątku korespondencji, odpowiadając na „starą” wiadomość bez zmiany tematu.

3.      Adresuj poprawnie.

Poczta e-mail z reguły zapewnia trzy pola, w które można wpisać adres:

 „Do” − używaj, gdy korespondujesz tylko z jedną osobą.

„DW” (do wiadomości) – tu wpisz adres osoby, która nie jest jej adresatem, ale powinna ją odczytać (szef, uczestnicy i wykonawcy projektu, osoby zaangażowane w omawianą sprawę).

 „UDW” (ukryte do wiadomości) – tu wpisz adresy osób, które mają odczytać wiadomość, ale nikt poza nadawcą nie wie o ich udziale w korespondencji. Wpisani w tym polu adresaci nie widzą wzajemnie swoich adresów.

Aby uniknąć pomyłek, niezręczności i kompromitacji, rozważnie korzystaj z tych narzędzi!

4.      Dostosuj nagłówek do odbiorcy i sytuacji komunikacyjnej.

W wiadomości prywatnej, wysyłanej do osoby, którą znamy, można rozpocząć od: Hej, Cześć, Kochana Ciociu, lub po prostu użyć wołacza: Pani Basiu, Ciociu, Kochany Jacku!

W wiadomości służbowej jest to niedopuszczalne. Pewną niezręcznością jest też rozpoczynanie takiej wiadomości od słowa Witam, ponieważ jest ono zarezerwowane dla „gospodarza”, który wita gości na swoim terenie (w domu, w siedzibie firmy, na przyjęciu). Dlatego, aby uniknąć kompromitacji w sytuacji biznesowej, najlepiej zastosować sformułowanie: Szanowni Państwo, Szanowny Panie/ Pani, Szanowny Panie Redaktorze/Profesorze. Nigdy natomiast w takiej sytuacji nie piszemy: Szanowny Panie Robercie/Szanowna Pani Basiu – to nietakt.

Należy również zwrócić uwagę na znak interpunkcyjny, który stawiamy po nagłówku. Jeśli stawiamy przecinek, kolejny wers zaczynamy małą literą. Jeśli wykrzyknik, kolejny wers rozpoczynamy wielką literą. Błędem jest postawienie po nagłówku kropki bądź brak znaku interpunkcyjnego (jak w nagłówkach gazet). Korespondując z kimś wielokrotnie nie rozpoczynamy każdego listu od nagłówka, tylko od razu odpowiadamy na wiadomość.

5.      Przemyśl i dopracuj treść.

W korespondencji elektronicznej obowiązuje zasada zwięzłości, zatem się nie rozpisuj (zwłaszcza w sytuacjach oficjalnych). Unikaj banałów i utartych sformułowań. Podkreśleń i pogrubień używaj wyłącznie po to, aby wyróżnić coś naprawdę ważnego. Nie stosuj kolorowej czcionki, wielkich liter, kolorowego tła, grafik, emotikon.

6.      Zadbaj o eleganckie zakończenie.

Najbardziej kulturalnym i eleganckim zakończeniem wiadomości będzie zwrot: Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku, który świadczy o naszym profesjonalizmie i szacunku do adresata. W przypadku mniej oficjalnej korespondencji, można zakończyć list sformułowaniem: Pozdrawiam lub Z pozdrowieniami. Grzecznościowe formuły końcowe zwykło się umieszczać w osobnym wierszu. Po tych zwrotach, jeśli zamykają wiersz, nie umieszczamy przecinka ani żadnego innego znaku interpunkcyjnego. Podpisujemy się już pod formułą zamykającą list. Podpisu natomiast w żadnym wypadku nie zamykamy kropką.

 


Prawa autorskie © 2019 Leksem Studio, wszelkie prawa zastrzeżone.
This website may use Cookies
This website may use Cookies in order to work better. At anytime you can disable or manage it in your browser's settings. Using our website, means you agree with Cookies usage.

OK, I understand or More Info
Cookies Information
This website may use Cookies in order to work better. At anytime you can disable or manage it in your browser's settings. Using our website, means you agree with Cookies usage.
OK, I understand